La formalización del contrato es un paso esencial para asegurar la correcta relación entre las partes y minimizar posibles conflictos. Esta debe realizarse siempre mediante contrato de alquiler formalizado por escrito, nunca sustituyéndolo por un albarán, ya que sólo el contrato detalla adecuadamente las condiciones, responsabilidades y derechos de cada parte.
Para la redacción del contrato, se recomienda a las empresas alquiladoras tomar como base el modelo de condiciones generales de contratación elaborado por ASEAMAC. Este modelo contempla las principales cláusulas que permiten una protección adecuada frente a usos indebidos, impagos, siniestros y otros riesgos derivados del alquiler de maquinaria. Dichas condiciones generales pueden consultarse públicamente a través del Registro de Condiciones Generales de la Contratación (https://www.registradores.org/registro-de-condiciones-generales), un recurso online y de acceso libre que permite a cualquier persona revisar las cláusulas contractuales inscritas.
Esta herramienta aporta mayor transparencia y puede ser de utilidad en caso de discrepancias entre la empresa alquiladora y el cliente.
El contrato debe incluir, como mínimo, los siguientes aspectos:
- Identificación precisa del equipo alquilado, duración y condiciones económicas.
- Obligaciones del arrendatario, incluyendo:
- Utilización del equipo únicamente por personal cualificado.
- Prohibición de ceder, subarrendar o trasladar la máquina sin consentimiento expreso.
- Conservación y mantenimiento diario básico (niveles, limpieza, etc.).
- Responsabilidad sobre daños derivados de uso inadecuado o negligente.
- En caso de siniestro, obligación de notificar inmediatamente y aportar documentación (por ejemplo, denuncia
en caso de robo).Cláusulas sobre seguros: se indicarán coberturas, exclusiones y franquicias aplicables por siniestros, uso o robo.
- Otros cargos posibles: limpieza por restos de materiales como pintura o proyecciones, pérdidas de llaves,
gestión de residuos, tasas, entre otros. - Método de facturación: según lo acordado con el cliente, podrá establecerse un sistema periódico (mensual,
quincenal, etc.) o una única factura final
En cuanto a su formalización y envío, el contrato debe ser firmado por ambas partes. Puede firmarse:
- En las instalaciones o en obra, mediante firma manuscrita o digital (por ejemplo, mediante tablet).
- Por medios electrónicos, enviándose por correo electrónico al cliente. Esto puede realizarse antes de la entrega de la máquina para asegurase de que se cuenta con la firma de la persona idónea o después de la entrega si no se ha conseguido firma en las instalaciones del cliente.
- En todo caso, es altamente recomendable enviar una copia del contrato por correo electrónico, incluso si también se ha firmado físicamente, al contacto de obra con quien se haya gestionado el alquiler.
- En situaciones en las que no se consiga la firma del cliente, el simple hecho de haber enviado el contrato por correo electrónico puede constituir una prueba válida de que las condiciones fueron puestas a su disposición, especialmente si se acompaña de otros indicios de aceptación (como el inicio del servicio o comunicaciones previas).
- Se recomienda conservar de forma organizada una copia digital del contrato en el expediente del cliente, para garantizar su trazabilidad y disponibilidad ante auditorías, inspecciones o posibles reclamaciones legales.
Para más información leer la Guía sobre procesos de entrega, recogida y verificación de maquinaria.