Guía ventajas del alquiler de maquinaria y equipos

Presentación

Esta guía tiene como objetivo principal recopilar y difundir información sobre los aspectos básicos relacionados con el alquiler para empresas (independientemente
de su sector de actividad) y a cualquier profesional que esté interesado en familiarizarse con el concepto de alquiler.

La finalidad de esta guía es describir en qué consiste el alquiler y qué consideraciones deberíamos de tener en cuenta a la hora de seleccionar una empresa de alquiler.

Mediante esta guía, ASEAMAC ofrece a sus miembros diferentes herramientas de utilidad para solventar los problemas e incidencias laborales, económicos y sociales debido al impacto del alquiler de maquinaria y equipos.

Los contenidos más significativos de la publicación son:

Ventajas del alquiler en términos de costes

El alquiler ayuda a las empresas a reducir sus costes fijos y de personal, además de minimizar los riesgos financieros relacionados con la propiedad, la gestión y mantenimiento de equipos.

La compra de equipos aumenta el riesgo financiero de la empresa y representa un coste fijo significativo. Si esos mismos equipos se alquilan, esos costes fijos de propiedad se transforman en un coste variable que depende de lo mucho (o lo poco) que se utilice ese activo. Y eso tiene un impacto directo en los resultados de cada empresa y en su fuerza financiera.

Costes totales de propiedad

Además del coste de compra inicial, existen multitud de costes continuos de la propiedad, como el del seguro, mantenimiento, inspecciones, reparaciones, transporte, almacenamiento,…
Además, se trata de costes que tienden a aumentar durante la vida útil del equipo y que sólo están marginalmente relacionados con su uso real. Puede resultar muy arriesgado, si no financieramente imposible, para una empresa ser propietaria de todos los equipos que necesita para desarrollar su trabajo, en particular cuando la empresa empieza a establecerse, en momentos de incertidumbre económica o en la aproximación a nuevos mercados. Disponer de equipos mediante un sistema de alquiler reduce espectacularmente la cantidad de capital necesario.

Oportunidades derivadas del alquiler

Del mismo modo que se considera la diferencia entre los costes de compra y las cargas del alquiler, y el riesgo financiero reducido asociado con el mismo, debe tomarse en consideración otra imagen más amplia: el coste de la oportunidad en términos de utilización del capital. Bien administrado, el capital que se canaliza hacia la actividad empresarial propia, en lugar de inmovilizarlo en equipos que a veces no se utilizan, ayudará a las empresas a desarrollar y a mejorar su rentabilidad. Del mismo modo, el alquiler es una herramienta excelente para apoyar el crecimiento y la expansión empresarial, aunque los mercados sean inciertos.

Cuando las empresas tienen una cartera de proyectos pero no disponen de suficiente crédito bancario o capital disponible, el alquiler les permite aprovechar las oportunidades sin afectar a la operativa de la empresa.

Presupuestos más fáciles y seguros

El alquiler hace que los presupuestos de las empresas sean mucho más fáciles y fiables. Si bien es relativamente sencillo calcular los costes de compra y estimar los costes de mantenimiento para el primer año de funcionamiento, no es nada fácil predecir el incremento de esos costes en el tiempo ni determinar el valor residual del equipo cuando llega el momento de desecharlo. Muchas de empresas de alquiler hoy en día ofrecen a sus clientes un acceso fácil a datos de funcionamiento de los equipos que van a alquilar, y eso permite a los usuarios de los equipos hacer un seguimiento de sus costes.

Ventajas del alquiler en términos operativos

Ser propietario y administrar equipos requiere mantener y revisar, tratar con los proveedores y garantizar que las certificaciones se mantienen al día. Una empresa de alquiler puede hacer todo eso, dejando libertad a las empresas para que se centren en su actividad principal.

Además de las ventajas financieras para las empresas de externalizar sus necesidades en materia de equipos a empresas de alquiler, también están las enormes ventajas operativas. Son muchas las actividades necesarias para gestionar una flota de equipos: mantenimiento, gestión de recambios, reparaciones, compras, transporte, certificaciones, mecánicos, almacén, formación, logística,… Muchas empresas están optando por recurrir a operadores de alquiler que se ocupan de muchas de esas funciones cotidianas externalizando la mayoría de sus necesidades de equipos que usan
habitualmente. Otras utilizan el alquiler para acceder a esos servicios para tipos de equipos específicos y muy especializados. Por ejemplo, en el caso del mantenimiento de equipos, la empresa necesita disponer de un taller profesional con un inventario de piezas y consumibles.

Así, necesitará asignar recursos profesionales y financieros para esas actividades; recursos que podrían utilizarse más rentablemente en otro punto del negocio.

Por otra parte, las empresas de alquiler llevan a cabo acciones de mantenimiento preventivo de los equipos y garantizan que sus clientes sólo tengan que preocuparse en centrarse en su trabajo. Y en caso de que el equipo falle, o bien se repara in situ por personal de la empresa de alquiler, o bien es sustituido por otro equipo para minimizar el tiempo de inactividad.

Tranquilidad

En la misma línea de pensamiento encontramos las responsabilidades legales y profesionales del propietario de equipos. Éstas van desde garantizar que las máquinas están correctamente aseguradas hasta comprobar que se llevan a cabo las pruebas y certificaciones periódicas y que se mantienen actualizadas. Son tareas de gestión de flota que requieren a personal experimentado y bien formado, además de costes, más responsabilidades y tiempo de gestión. Alquilar también quiere decir externalizar los riesgos, ya que la empresa de alquiler es la responsable de suministrar equipos seguros.

Delegar todas esas funciones a una empresa de alquiler garantiza que las empresas cumplen con sus obligaciones normativas y que están tranquilas. Y de nuevo, el resultado final es más tiempo para centrarse en el negocio. Las compras también son una tarea muy laboriosa –suministrar el equipo correcto, negociar con los proveedores y garantizar que se dispone de los equipos más modernos y productivos. Las empresas de alquiler invierten millones de euros cada año en el mantenimiento de flotas modernas, permitiendo acceder a los equipos más modernos, productivos y seguros del mercado. Además, las empresas de alquiler también ofrecen flexibilidad operativa, con la opción de alquilar equipos a corto, medio o largo plazo.

Una amplia gama de productos

Hay más ventajas operativas. Muchas empresas están diversificando sus actividades y se encuentran operando en nuevos sectores o nuevos lugares que requieren equipos de tipos y
tamaños diferentes. Utilizar los recursos de las empresas de alquiler permite a cada empresa diversificar sin tener que invertir necesariamente en nuevos equipos. Las empresas de alquiler cada vez tienen más capacidad para ofrecer contratos de alquiler que cubran una amplia área geográfica, ya sea a nivel regional, nacional e incluso internacional. Además de las ventajas en materia
de costes, estos contratos ofrecen enormes ventajas logísticas, ya que las empresas de alquiler pueden suministrar flotas de equipos y apoyo para reparaciones en todos los centros de trabajo. El ahorro solamente en transporte de equipos puede ser significativo. Además, muchas empresas de alquiler también ofrecen servicios de seguimiento del equipo alquilado, además de ofrecer datos de costes y operativos.

¿Qué puede alquilarse?

El mercado del alquiler va mucho más allá de sectores o tipos de equipos específicos. Hoy en España pueden alquilarse multitud de equipos relacionados con los sectores de construcción, agricultura, industria y eventos.

Dependiendo del segmento del cliente, hay maquinaria y equipos especializados disponibles. Además, los equipos que se ofrecen para su alquiler se complementan con muchos servicios adicionales. A continuación ofrecemos un breve resumen de las diferentes categorías de equipos que pueden alquilarse. En general, hay cuatro grandes sectores de en los que la actividad del alquiler a empresas, profesionales y particulares es muy habitual: – Construcción – Industria – Eventos – Agricultura

Equipos de uso general y equipos especializados

Hay algunas familias de equipos que son comunes a muchos sectores (por ejemplo, sanitarios portátiles, espacios modulares, generadores de electricidad,…). Algunos de estos equipos pueden personalizarse o adaptarse para su uso en sectores específicos, aunque sean de uso general. Y otras familias de equipos son específicas del sector al que se dirigen (por ejemplo, implementos de maquinaria para construcción o para el sector agrícola).

El operador de alquiler como aliado

Del mismo modo que la actividad de alquiler de equipos está cambiando y creciendo de forma constante, las empresas que se dedican a esta actividad suelen ser muy innovadoras. Desde el colectivo del alquiler y las asociaciones que lo representan, se busca fomentar una cooperación general entre los alquiladores y los sectores a los que se dirigen. Gracias a esta cooperación y diálogo, las gamas y tipos de equipos que se alquilan crece constantemente.

1. 1. Maquinaria y equipos ligeros 2. Manipulación 3. Elevación 4. Espacios modulares y sanitarios 5. Jardinería 6. Climatización e iluminación 7. Maquinaria logística 8. Energía 9. Movimiento de tierras 10. Bombas

El alquiler, una opción sostenible

El alquiler puede considerarse como una actividad fundamentalmente sostenible. De hecho, alquilar equipos es una opción sólida desde el punto de vista social y medioambiental, comparada con que cada uno compre su propio equipo. Además, las empresas de alquiler a menudo van más allá de lo que requieren la legislación o las normativas en materia de compras y están suscritas a estándares internacionales de sistemas de gestión medioambiental (p. ej. ISO 14001) o de salud y seguridad en el trabajo (p. ej. OHSAS 18001). Y cada vez son más las empresas de alquiler que implementan sus propias políticas de Responsabilidad Social Corporativa (RSC) en relación con todos los aspectos de sostenibilidad (económica, social y de medio ambiente). En cuanto al impacto en el medio ambiente, significa que un número cada vez mayor de empresas de alquiler tiene procedimientos exigentes instaurados en relación con materias como las siguientes:

• Gestión de residuos
• Ahorro de energía y otros recursos
• Uso de combustibles y aceites adaptado al medio ambiente
• Reducción de la cantidad de productos químicos utilizados en sus procesos

Además, los equipos suministrados por las empresas de alquiler por lo general son relativamente nuevos. Ese elemento, combinado con unos estándares elevados de mantenimiento, significa que los motores y componentes de los equipos alquilados funcionan con un impacto menor en el medioambiente que las flotas compuestas por equipos más antiguos.

La Asociación Europea del Alquiler, ERA, publicó hace algunos años un documento de referencia sobre la sostenibilidad en la industria del alquiler (“Sustainability in the rental industry”), con ejemplos concretos de acciones llevadas a cabo por empresas del sector del alquiler para limitar su impacto en el medio ambiente o para aportar una contribución positiva a las comunidades locales de las que forman parte. Está publicación está disponible en el sitio web de ERA y de ASEAMAC y se puede descargar gratis.

Contribución del alquiler a la economía general

La tendencia hacia el alquiler prosigue. Para un número de clientes cada vez mayor, el alquiler ofrece una solución útil y económica para cubrir con flexibilidad su demanda de equipos y los servicios relacionados con ellos. De hecho, no es algo que sorprenda teniendo en cuenta que el alquiler implica flexibilidad, elaboración de presupuestos relacionados con el proyecto y control de los costes, además de que suprime la necesidad de inversiones costosas en equipos nuevos. Tras la grave crisis económica, nunca ha sido más importante que ahora para las empresas reducir los riesgos asociados con sus flotas de equipos.

Así pues, muchos clientes no sólo utilizan el alquiler para cubrir con flexibilidad su demanda de equipos, sino que reducen significativamente las inversiones en sus flotas y costes relacionados, al alquilar los equipos que necesitan para llevar a cabo sus actividades. Hoy en días las empresas europeas de alquiler pueden dividirse en dos grupos: aquéllas para las que el alquiler es la actividad principal y las que prestan servicios de alquiler, pero no es su actividad principal. El primer grupo puede subdividirse en las empresas de alquiler que también ofrecen equipos con operarios (que en España entra dentro del marco normativo de la subcontratación) y las que proponen equipos sin operario.

También puede hacerse otra distinción entre las empresas de alquiler que proponen una amplia gama de equipos de alquiler, y las que se especializan en un producto o grupo de productos determinados. Evidentemente las empresas de alquiler de equipos también pueden diferenciarse en función de su cuota de mercado: junto a los grandes operadores que están activos a nivel internacional, hay muchos proveedores nacionales y muchas empresas que cubren un mercado regional o local, igualmente profesionales y especializadas.